Gesetzesgrundlagen zur Aufbewahrung

Obligationenrecht (OR 957 - 963)

Das OR legt die Pflicht zur ordnungsgemässen Aufbewahrung im Grundsatz fest. Danach sind die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt während zehn Jahren aufzubewahren.

Die Dokumente können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können.

Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

Die GeBüV regelt die Grundsätze für eine ordnungsgemässe Aufbewahrung sowie die zulässigen Informationsträger im Detail.

a) Verfügbarkeit
Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können (sie müssen verfügbar sein und lesbar gemacht werden können). Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.

b) Archiv
Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Die Archivierung muss einer bestimmten, aber frei wählbaren Systematik folgen, zum Beispiel nach Datum, Person, Unternehmensbereich oder Sachgegenstand.

c) Organisation
Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren. Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können. Am besten werden Arbeitsanweisungen erstellt, um die technischen Abläufe, die Organisation und die Zuständigkeiten bei der Aufbewahrung der Unterlagen zu dokumentieren. Durch die schriftliche Fixierung soll der planmässige Ablauf der Aufzeichnung gesichert und später ein rasches Auffinden der Daten ermöglicht und sichergestellt werden.

d) Zulässige Informationsträger
Die GeBüV umschreibt die Zulässigkeit der Informationsträger. Danach sind zur Aufbewahrung von Unterlagen zulässig einerseits unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger und andererseits veränderbare Informationsträger, soweit

• technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren);
• der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z.B. durch Zeitstempel);
• die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden und
• die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log Files) ebenfalls aufbewahrt werden.

Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, Solid-State-Speicher).

e) Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)
Integrität bzw. Echtheit und Unverfälschbarkeit bedeutet, dass die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz so aufbewahrt werden müssen, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

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